Las auditorías de información son quizá uno de los mayores retos que se pueden enfrentar los profesionales de la información que trabajan en las organizaciones. La auditoría de la información consiste en el examen y evaluación periódica de los recursos informativos de una organización. Su objetivo es conocer la utilización que se hace de la información, las barreras que se le impone y el establecimiento de procesos de mejora dentro de ella.
Uno de los pasos previos a tener presente antes de la ejecución efectiva de una auditoria de la información consiste en el conocimiento de los objetivos y las prioridades de la organización, la estructura que ésta posee, los estilos de gestión que se llevan a cabo y las relaciones con el entorno. También es interesante realizar una recopilación de las herramientas que se utilizan en la gestión de la información y de procesos, ya se trate de intranets o de otro tipo de software específico utilizado para ello.
Tras la fase preliminar de definición de los elementos que se quieren abordar en la Auditoría de Información, se desarrollará un plan de trabajo para la correcta realización de la Auditoría de Información que se encontrará dividida en una serie de fases. Obviamente, dependiendo del tamaño y la dispersión geográfica de la organización las necesidades temporales y de recursos variarán mucho, por lo que el tiempo señalado es orientativo respecto a la dimensión de nuestra organización.
1. Recopilación de información
La realización de un trabajo de las características de una Auditoría de Información puede complicarse terriblemente si no se adoptan una serie de pasos a abordar de forma consecutiva. Hay que tener presente que las organizaciones son entes vivos que evolucionan de forma muy rápida y que se ajustan al entorno en el que se desarrollan. Dentro de un ámbito como el que se puede dar dentro de una institución investigadora, esta evolución es en ocasiones dramática, cambiando los trabajos y las necesidades de información de los distintos departamentos que la componen de forma muy rápida mientras se adaptan a los nuevos desarrollos y necesidades de las empresas con las que trabajan.
En cualquier caso, siempre existen tareas y trabajos que se hacen de forma mecánica y cuyos procedimientos están previamente definidos (Véase por ejemplo la aplicación de Normativa Técnica sobre productos o sistemas), por lo que nos encontramos con distintas dualidades de necesidades de información. Por un lado, tareas que son casi mecánicas o que siguen unos procedimientos definidos por documentos técnicos u oficiales, mientras que existen otras que si bien también pueden llegar a serlo (Presentación de un proyecto a una convocatoria nacional o internacional), las necesidades de información pueden variar de uno a otro proyecto puesto que el ámbito temático puede ser completamente distinto.
En el caso de que la Auditoría de Información la vaya a realizar personal de la organización auditada -Opción que si bien puede considerarse barata, desaconsejable con los problemas que se pueden encontrar- se considera como imprescindible la recopilación de toda la información que se considere necesaria para poder enfocar convenientemente los siguientes pasos. Esta información puede ser tanto bibliográfica (Bases de datos suscritas por la organización), como de procedimiento y documental (Herramientas y procesos que se utilizan a la hora de desempeñar los distintos trabajos y tareas) como organizativa (cuál es la estructura real de la empresa y quién depende de quién orgánicamente).
Este trabajo podría realizarse dentro de un tiempo de entre uno y dos meses, mientras se recopila la información sobre cada área de investigación y de ensayos.
2. Entrevistas responsables de área y/o departamento
Los documentos oficiales como los planes de I+D, las memorias anuales o la información pública como la que puede encontrarse en Internet nos puede aportar una visión general de cómo se estructura una organización, su misión y cuál es su modelo de negocio. Sin embargo, si consideramos la realización de una Auditoría necesitamos conocer de primera mano las principales dificultades que se detectan a la hora de realizar los trabajos, así como las nuevas líneas de investigación que se están abriendo.
Una de las principales herramientas para la recopilación de información son las entrevistas con los responsables de área. Debemos tener presente que no todos los responsables de área van a estar dispuestos a abrir las puertas de sus despachos, no necesariamente por antipatía, sino más bien por falta de tiempo o la falta de interés por el resultado. Es en este punto del proceso donde el apoyo desde los cuadros directivos es vital para garantizar el éxito de todo el proceso. Si se percibe el más mínimo desinterés, una parte importante de la Auditoría podría verse comprometida y por extensión todo el proceso. El apoyo de Gerencia es un actor necesario y posiblemente el más relevante para asegurar el éxito de todo el proceso que se debe considerar como capital para la mejora del trabajo interno, ya que de lo contrario podemos encontrarnos con muchas resistencias hacia la ardua tarea a la que nos enfrentamos.
El establecimiento de un guión previo con una serie de hitos para el éxito de la acción que se deben contemplar previamente junto al trabajo de captura de información por vías formales nos puede servir de guía a la hora de encauzar la entrevista. Por otra parte, consideramos recomendable el registro de la conversación más allá de las notas que el entrevistador pueda tomar. La conversación debe ser lo más flexible posible, tratando de encaminarla hacia nuestros puntos de interés pero también tomando buena nota de aquello que considere relevante el responsable de área porque nos puede servir de apoyo para el desarrollo de acciones futuras como el pase de un cuestionario a todos los miembros de la organización. Este proceso puede abarcar un mes, realizando entrevistas a unas diez personas de una duración de 20 horas en su conjunto.
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