Breve historia de la gestión de la documentación en los medios de comunicación (5) – Los CD-ROM y las bases de datos a texto completo (1982-1992)

Esta etapa se muestra como la difusión y la implantación de la informática dentro de las redacciones de los periódicos, algo que impacta muy positivamente en la tarea de los documentalistas. El desarrollo de las tecnologías con un abaratamiento de los costes, el desarrollo de mayores capacidades de almacenamiento y de gestión permitió dar el salto hacia las bases de datos a texto completo. Es en este momento cuando se comienza a comercializar el primer ordenador personal (PC) por parte de IBM y los primeros Macintosh. Estos ordenadores se destinaron principalmente a los departamentos que no se habían informatizado aún como diseño, maquetación y los propios centros de documentación. Curiosamente, los Macintosh fueron estableciéndose en las propias redacciones puesto que los periodistas los encontraban más sencillos de utilizar.

También es en este período cuando surgen las empresas que comienzan a ofertar acceso a bases de datos a texto completo de ciertas publicaciones. Un ejemplo es Nexis que da acceso a más de 100 publicaciones de EEUU. Estas empresas distribuidoras de información también facilitan soportar los costes a las empresas editoras, puesto que se ahorran el diseño, creación y mantenimiento de su propia base de datos a la vez que se aprovechan de poder disponer de una enorme cantidad de información centralizada.

El hecho de que la práctica documental dentro el ámbito periodístico nunca se haya mantenido ajena a los desarrollos tecnológicos a la hora de recuperación de la información ha supuesto la agilización a la hora de localizar de los documentos, evitando su dispersión y garantizando su conservación.

Acompañando a los primeros ordenadores de sobremesa, se introducen las memorias ópticas, se comienzan a digitalizar documentos y se editan las primeras bases de datos en CD-ROM. Esto favorece de forma notable el desarrollo de la Gestión Electrónica de Documentos (GED). Los documentalistas durante estos años comienzan a desarrollar múltiples cambios en sus flujos de trabajo:

• Los documentalistas comenzaron a desarrollar bases de datos propias trasladando los índices impresos a un formato automatizado.
• Es factible el acceso a bases de datos externas.
• El CD-ROM provocó el entusiasmo de los profesionales de la información puesto que permitía tener un disco un diccionario, una enciclopedia o índices de lo publicado en varios periódicos. Como la actualización no eran frecuentes, seguía siendo necesario la realización de las mismas tareas, pero cuando llegaba el CD-ROM la tarea del expurgo se podía simplificar mucho.

La realización de un simposio a finales de la década de los 80 denominado “El Archivo Electrónico” organizado por la IFRA permite conocer la situación de los servicios de información de España comparándolos con Europa. A este simposio, tan sólo acuden 5 medios españoles El País, El Sol (ya desaparecido), El Correo Español – El Correo Vasco, El Diario Vasco y Deia.

Mientras que la mayoría de los periódicos que habían acudido al simposio se habían decidido a principio de los 80 por el almacenamiento del texto de forma completa, sin embargo 4 de los medios españoles se habían decidido por la creación de bases de datos referenciales, tan sólo El Sol había puesto en funcionamiento un servicio de recuperación de texto y gráfico íntegro. El artículo de Fuentes i Pujol (1994)  viene a corroborar estos datos aportados en el simposio de la IFRA, además de mostrar la evolución de los servicios de documentación en los medios impresos españoles.

Por otro lado, Razquin (1992)  realiza un estudio de campo en algunos medios nacionales que tienen sus sedes en la Comunidad de Madrid ofrece una visión pesimista de los centros en ese momento:

• Bajo nivel de informatización, incluso dentro de los grandes grupos editoriales del país, como lo demuestra la situación del Grupo 16 y del Grupo Z, pese a los ejemplos en sentido contrario de El País y El Sol. 
• Falta de centralización de recursos. Este aspecto alcanza su máxima expresión en la organización de los citados grupos editoriales, cuyas publicaciones mantienen centros de documentación independientes, duplicando esfuerzos económicos y humanos, estando situados en el mismo edificio. 
• Carencia de asociaciones y/o relaciones organizadas de intercambio o cooperación. Este vacío se cubre por medio de la colaboración entre profesionales, basándose muchas veces en las relaciones personales. 
• Falta de normalización y homogeneidad en la catalogación o análisis documental. La inexistencia de tesauros o lenguajes documentales especializados en información de actualidad ha originado que cada centro desarrolle su sistema propio, dependiendo de necesidades y recursos muy concretos. 
• La escasez de personal, que es uno de los problemas principales destacados por los encuestados. Esto da lugar a un tratamiento de la documentación simplificado y de carácter práctico, donde no se publican boletines ni catálogos. Como ejemplo de esta situación, hay que indicar que, en algunos casos, los encuestados han sido incapaces de evaluar, aún de manera aproximada, sus fondos.

La situación dentro de los medios regionales españoles no es mejor, Benito Amat  y Aquesolo Vegas  describen la situación en la Comunidad Valenciana y en Andalucía respectivamente de una forma completamente cruda, compartiendo puntos en común respecto a la situación en los nacionales.

• Los servicios carecen casi por completo de infraestructura técnica, de conexión productiva y de definición en el organigrama. 
• La documentación se realiza a través de medios manuales. Además no existe integración en las actividades y equipos de los archivos n la cadena productiva de los diarios.
• La indefinición orgánica se traduce en la falta de presencia de los documentalistas a cargo de los archivos en la toma de decisiones y en la escasa dotación de los archivos atendidos.

Estos tres artículos una muestra de que a pesar de acotar las distintas evoluciones tecnológicas en marcos temporales, no se corresponden necesariamente a las situaciones reales dentro de los medios de comunicación.

Más información

Breve historia de la gestión de la documentación en los medios de comunicación

1. Introducción
2. Enumeración de las etapas y la primera: Los índices temáticos (1860-1954)
3. Las carpetas del cortar y pegar (1954-1972)
4. Microfilmación y las bases de datos referenciales (1972-1982)
5. Los CD-ROM y las bases de datos a texto completo (1982-1992)
6. Texto completo e interconexión de sistemas (1993- 1998) y Bibliografía

También se pueden consultar los siguientes artículos relacionados con la Documentación Informativa:

Un lustro como documentalista informativo
Las nuevas funciones del documentalista de prensa – 1 – 2 – 3 –